Estoy seguro que como dueño de negocios deseas tener más tiempo para ti. Que te permita hacer las actividades que más te gustan o simplemente dedicarte y enfocarte en asuntos específicos de tu negocio.
Hoy te voy a enseñar cómo puedes tener este tiempo para ti a través de la sistematización de tu negocio. Sí, sistematizar un negocio es uno de los objetivos primordiales que debes fijarte.
Porque uno de las mayores fuentes de estrés para los dueños de negocios es no tener tiempo para hacer algo. Y lo interesante de todo este tema, es que no tienen que hacerlo ellos o no tienes por qué hacerlo tú.
Si quieres iniciar un nuevo proyecto no necesariamente tienes por qué tener tiempo, también puedes iniciarlo financiándolo. Es decir, si no puedes invertir tu tiempo entonces puedes hacerlo con dinero.
De igual manera, si no tienes dinero, pero tienes tiempo disponible entonces inviértelo. Todo es un tema de compensación.
El principal objetivo de sistematizar un negocio
Antes de compartirte los pasos para que puedas crear un sistema en tu negocio debes entender el objetivo de este mismo.
Un sistema sirve para un fin y este es el siguiente:
Ahorrarte estrés, tiempo, dinero y energía.
La finalidad de crear sistemas en un negocio es para que tú como dueño, liberes tu carga de trabajo al dejarle a tu equipo las actividades. Mientras menos carga tengas, menor será tu nivel de estrés.
También te ahorras tiempo y energía al distribuir los objetivos y no tratar de hacerlos por tu propia cuenta. Y por supuesto, te ahorras dinero al lograr que todo tu negocio funcione con base a un sistema automatizado.
¿Y qué áreas de tu negocio puedes automatizar?
Lograr una sistematización de tu negocio va desde lograr que hasta el mínimo proceso se cumpla en un menor tiempo ahorrando dinero, energía y estrés.
Se pueden sistematizar el área de operaciones, las administrativas y de finanzas, las de recursos humanos, así como el área de ventas y marketing.
En mi experiencia, el área que te aconsejaría sistematizar primero es el área de operaciones. ¿Por qué? Comúnmente es donde se pierde más tiempo.
Si consideras que primero debes enfocarte en hacerlo el área de finanzas o administrativas adelante. Es importante, que tú mismo definas por dónde comenzar.
Cómo comenzar a sistematizar tu negocio
A continuación, te voy a compartir 10 pasos que debes seguir si deseas comenzar a crear un sistema dentro de tu negocio y con tu equipo.
Es importante que comprendas la importancia de cada uno de ellos, porque de lo contrario habrá pequeños obstáculos que no te permitan lograr el objetivo.
1. Define la misión
Lo primero que debes definir en todo este proceso es el objetivo de lo que quieres lograr. Es decir, cuál es tu misión al construir este negocio.
Deberás crear una misión a largo plazo, esto te permitirá visualizar cómo deseas que tu empresa se encuentre en 50 o 100 años.
Por ejemplo, la misión que nosotros tenemos en Liderazgo Implacable es el siguiente:
“Desarrollar líderes de excelencia a través de equipos de trabajo efectivos que trascienden personal y profesionalmente.”
Nosotros nos hemos fijado la misión de transformar a miles de personas a través de las enseñanzas del liderazgo y buscamos que, después de 10 años ya hayamos impactado a cientos de miles de personas.
Así que, si aún no tienes una misión entonces te invito a crearla. Si ya cuentas con uno, hagan un espacio para comprobar que es el objetivo que quieren alcanzar.
2. Construyan su visión
¿Para qué te servirá crear una visión? El principal objetivo de hacerlo es saber qué hacer para cumplir la misión.
Construir este elemento es uno de los pilares más importantes para siempre ir por el camino correcto.
En lo particular, he visto diversas empresas y negocios que saben qué es lo que quieren, pero no saben cómo obtenerlo. Por esta misma razón es que siempre se limitan o fracasan.
Si no sabes construir una visión, entonces aquí te comparto una serie de preguntas que deberás responder a la hora de crearla:
¿Quiénes somos?
¿En qué negocios estamos?
¿Quiénes son nuestros clientes?
¿Qué es lo que me hace diferente de mis competidores?
Respondiendo claramente estas sencillas preguntas habrás comenzado a tener claridad de cuál es el siguiente paso que tienes que dar para estar más cerca de tu misión.
3. Diseña una cultura propia
Los grandes equipos de trabajo se rigen por una serie de características que los hace únicos ante cualquier otro.
Y esto es gracias a la cultura organizacional que han creado. Tú deberías hacer lo mismo.
¿Por qué? Porque para alcanzar todos los objetivos necesitas a personas que compartan una misma visión, misión, ganas y disposición.
Crear y diseñar una cultura permitirá elegir a las personas que cumplan con los requisitos que desees para que exista una alineación.
Si no sabes cómo crear una cultura, aquí te dejo un post en donde te comparto algunas maneras en las que puedas construirla.
5 Maneras De Crear Una Cultura De Liderazgo En Una Empresa
4. Crea un organigrama organizacional
Es importante que haya una completa organización dentro de tu negocio. Un organigrama te permitirá tenerlo.
La estructura de esta hará más claro la forma en la que todo se conforma. Tus colaboradores sabrán quiénes son los que toman las decisiones y de quiénes se pueden apoyar.
De igual manera, es la mejor forma de saber qué papel juega cada persona del equipo y sobre todo cuáles son sus funciones.
¿Ya sabes el rol de cada uno de tus colaboradores? ¿Cuál es el rol que juegas tú como dueño o líder del negocio?
5. El proceso es fundamental
Una de las bases principales fundamentales para crear sistemas está en diseñar procesos y el flujo que deben seguir.
Tal como tú haces una rutina diaria de ejercicio o de alguna otra actividad, así debes hacerlo con tus operaciones y las áreas de tu organización.
Para tener un sistema automatizado es importante que crees un diagrama de flujo en donde especifiques cada uno de los pasos que debe seguir tu equipo para completar un objetivo.
McDonald’s por ejemplo entendió perfectamente este punto. El éxito tan rotundo no ha sido principalmente por sus hamburguesas, sino por sus sistemas.
Han diseñado el flujo de sus procesos tan bien que les permitió replicarlo en cualquier parte del mundo. Es por esta misma razón por la que se considera uno de los mejores restaurantes de comida rápida.
Tener su propio diagrama de proceso servirá una guía para tu equipo. No importa si contratas personal nuevo o te expandes alrededor del mundo, con un buen diseño de tus operaciones los resultados serán los mismos en cualquier lugar.
6. Desarrolla perfiles de todos los puestos
Cada uno de tus colaboradores tiene una función principal y este debe de conocerlos a la perfección. De lo contrario, el sistema no funcionará.
Mi consejo es que tomes el tiempo de especificar cuáles son las funciones de cada departamento y de cada persona de tu equipo.
De esta manera será más sencillo saber de quién apoyarte para determinadas situaciones.
7. Fija indicadores clave para cada puesto
Todos los departamentos tienen funciones diferentes. Esto todos los sabemos.
Sin embargo, uno de los errores que muchos líderes o dueños cometen al sistematizar un negocio es que colocan indicadores generales. Fijan objetivos, metas y resultados para todos en la organización.
Puedes fijar objetivos generales, habrá algunos que todos deberán cumplir, pero también habrá otros específicos para cada departamento.
No le pidas los mismos resultados a todos. Mejor identifica cuáles son los resultados que cada departamento puede lograr y compleméntalo con el de los demás.
Es imposible que el departamento de finanzas te dé los mismos resultados que el de ventas. O marketing genere los mismos resultados que recursos humanos.
Pero cuidado, estoy diciendo que no te pueden dar los mismos resultados, sin embargo, todos deberían dar un mejor desempeño.
Todos deberán tener un desempeño del mismo nivel. Para esto existen los indicadores. Con ello podrás medir los resultados que cada área obtengan y comparar si son los que esperabas.
8. Establece objetivos por cada puesto
Como lo mencioné en el punto anterior, todos necesitan objetivos particulares.
Sin embargo, aunque sean objetivos o metas distintas deben contribuir al logro de un objetivo más grande.
Por ejemplo, supongamos que el objetivo de todo el negocio es elevar el porcentaje de ventas y de ganancias en el próximo año.
¿Qué es lo que tendrías que hacer con tus equipos? Por supuesto, fijar objetivos que ayuden a cumplir el aumento de las ventas y las ganancias.
El departamento de ventas deberá subir sus estándares de cierre. Marketing deberá hacer campañas o trabajar en estrategias publicitarias y cada área debe contribuir a lograr el gran objetivo con sus actividades especiales.
9. Desarrolla manuales de operación
Los manuales son la guía para que podamos completar una tarea. Algunos productos que compramos tienen manuales, también conocidos como instructivos. Esto para poder tener el mismo resultado que todos.
¿Imaginas que no incluyeran el instructivo? Seguramente sería un desastre y no sabríamos en dónde va cada pieza o cuál sería el resultado que deberíamos obtener.
Para esto precisamente te servirán los manuales de operación. No importa quién los siga, siempre se podrá lograr el mismo objetivo si se siguen los pasos correctamente.
Todos los manuales de operación funcionan como guía específica de lo que se tiene que hacer, cuándo se tiene que hacer y cómo se debe de hacer.
Si ya has creado estos manuales te invito a verificar si son los suficientemente precisos como para que se obtengan los mismos resultados cada que se sigan. De lo contrario, te invito a re-diseñarlos.
10. Adquiere tecnología
En la actualidad existen un sin fin de herramientas digitales y tecnológicas que te pueden ayudar a sistematizar un negocio. Apaláncate de ellas, porque te serán de mucha utilidad.
Y cuando me refiero a tecnología no hablo de grandes máquinas. Tampoco hablo de grandes inversiones.
Internet actualmente se ha vuelto nuestra aliada. Con las herramientas que existen dentro de ella hemos podido sistematizar determinadas cosas. Por ejemplo, medir los resultados de cada uno de nuestros colaboradores o adquirir programas que faciliten y le ahorren tiempo a todo el equipo.
Ahora tienes a la mano un sin fin de herramientas digitales que te pueden ayudar a crear sistemas sólidos en tu negocio. Solo necesitas encontrarlas y probarlas.
Conclusión
Si en verdad quieres tener tiempo libre, liberar el estrés, reducir el tiempo y la energía, tanto tuya como el de tu equipo, entonces tendrás que comenzar a crear un sistema.
Ya tienes los pasos para comenzar a hacerlo, ahora es tu decisión comenzar.
No importa en qué industria, ramo o negocio te encuentres. Seguir estos pasos puede garantizar el éxito rotundo.
Antes de que cierres este post, me gustaría conocer en qué parte del proceso de sistematización crees que te encuentras.
Si aún no has comenzado a trabajar en tus sistemas entonces te invito a seguir estos 10 pasos que te he compartido y compartirme tu experiencia. Puedes hacerlo en la caja de comentarios que se encuentra en la parte de abajo.
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