Crear sistemas o comenzar a automatizar un negocio es uno de los temas más hablados últimamente en el mundo empresarial.
Pero, ¿qué significa y cuáles son los beneficios de la automatización de un negocio? Aquí te estaré compartiendo 5 grandes beneficios que puedes tener al comenzar a hacerlo.
La automatización, por lo general, no es lo que muchos piensan. Es decir, no se trata de hacer grandes inversiones tecnológicas. Hacer esto solo es una rama de la sistematización.
No requieres hacer grandes inversiones o gastos para comenzar a crear grandes procesos automatizados en tu negocio.
El nuevo mundo competitivo
Actualmente los negocios han dejado de competir tanto por crear productos o servicios nuevos y han puesto su enfoque en hacer que estos faciliten la vida de sus clientes.
Y es que el objetivo principal de hacer esta serie de procesos y sistemas es lograr reducir ciertos factores, como los gastos operativos o incrementar los beneficios intangibles que les pueden ofrecer a sus clientes.
Por ejemplo, la rapidez de pedir el almuerzo a tan solo unos clics o hacer un seguimiento de ventas más eficaz a los clientes.
Esta es la razón por la que diversos empresarios aconsejan crear sistemas automatizados dentro de cualquier negocio. No importan la industria en la que se encuentre.
Tu gran dolor de cabeza
Sé lo estresante que es tener que hacerlo todo tú solo. Hacer las labores de venta, tener que hacer las operaciones y no tener tiempo para ti.
No digo que hacer las operaciones está mal, pero créeme que si sigues intentando hacer todo tú mismo no llegarás a cumplir todos tus objetivos.
Para esto necesitas un equipo de trabajo con alto desempeño. Cuidado, tener un equipo no solucionará tu problema. Hay muchos dueños de negocios que, aunque tengan un equipo, siguen pasando su tiempo realizando operaciones.
Su negocio no puede sobrevivir sin ellos. Y el principal problema del por qué ocurre esto es porque no le han enseñado a sus equipos a operar de forma independiente. Además, seguramente no cuentan con procesos que sus colaboradores puedan seguir.
La realidad es esta, si en verdad quieres dejar que tu negocio o equipo deje de buscarte para preguntar cómo se hacen las cosas o cómo funcionan, entonces tienes que aprender a delegar y a crear sistemas.
En un post anterior te he compartido los pasos que tienes que seguir para comenzar a sistematizar tu negocio. Si aún no lo has leído, aquí te dejo el enlace directo.
10 Pasos Para Sistematizar Un Negocio de Cualquier Industria
Uno de los principales consejos que puedo darte es que dejes de sufrir estrés o dolores de cabeza y comienza a crear procesos que te permitan independizarte de tu negocio.
Hacerlo no sólo te hará hacer escalar al siguiente nivel como empresario o emprendedor, sino que también habrás creado una máquina muy poderosa que te puede traer grandes resultados.
¿Qué beneficios obtienes al sistematizar?
Vayamos al grano, sé que estás leyendo este post porque quieres convencerte de que crear sistemas automatizados en realidad funciona.
Así que, a continuación, te enlistaré algunos de los beneficios de la automatización. Para ser más específicos, te enseñaré 5 de ellos.
1. Reducción de tiempo
¿Cuánto tiempo pierdes en cada una de tus operaciones? ¿Alguna vez has contabilizado este factor?
No sé si ya lo has hecho, pero una realidad es que, crear sistemas o trabajar en automatizar los procesos de tu negocio o equipo permitirá reducir el tiempo de diferentes procesos dentro de tu organización.
Por ejemplo, es posible reducir el tiempo en que tu equipo completa una tarea. Hace su labor de venta o da seguimiento a tus clientes.
La preocupación más grande de todo empresario es que se pierda tiempo en el negocio y esto por una razón: Si se pierde tiempo también se pierde dinero.
¿A caso quieres seguir perdiendo dinero? Por supuesto que no.
Si creas procesos o sistemas en los cuales tu equipo se pueda apoyar, reduces su carga de trabajo y la fuga de su tiempo tratando de hacer algo. Permites que se olviden de las tareas repetitivas que no dan resultados o que no suman valor al negocio y les das la oportunidad de invertir su tiempo en actividades que si contribuyen al éxito.
2. Es posible reducir los costos
Hacer que tu equipo realice una tarea sin ninguna guía de apoyo solo hace que inviertan más tiempo en completarla. De igual manera, si lo hacen de manera manual ocurre lo mismo.
Toda esta inversión de tiempo, en los negocios, se traduce en dinero. Mientras más tiempo se tarden en hacer algo, más dinero te cuesta a ti y a tu negocio.
En cambio, si cuentan con manuales operativos, procesos bien definidos y sistemas para seguir entonces los resultados son diferentes.
Agilizas la curva de aprendizaje de tus colaboradores y aceleras su adaptación a sus labores.
La creación de todo este sistema permite traducir esta adaptación tan rápida en mejores costos de operación ya que se logra invertir menos tiempo, pero completando las operaciones de manera más efectiva.
3. Mejora la colaboración y comunicación de tu equipo
Tu negocio requiere de una participación uniforme de todos tus colaboradores. Es decir, requiere que las ventas, marketing y operaciones trabajen a la par.
Automatizar tus procesos facilita a tu equipo la comunicación que tienen y por supuesto, la información que se proporciona. El equipo se alinea de forma sorprendente que todo fluye de una mejor manera.
De esta manera disminuyes el tiempo de respuesta de cada área o equipo. Finalmente, toda esta mejora se refleja en la calidad de servicio que se pueda proporcionar
al cliente.
4. Creas una ventaja competitiva
Hoy en día los negocios ya no se vuelven únicos simplemente por los productos o servicios, sino que las personas los prefieren por los beneficios que obtenemos al adquirirlos.
Uber es un claro ejemplo de lo que hablo. En tan pocos años desplazó a los taxis convencionales y creó su propia ventaja competitiva al ofrecer mayor rapidez en sus viajes. Y logró implementando un sistema automatizado en donde cada usuario pide el servicio desde un móvil sin que Uber tenga que intervenir como tal.
Su sistema de negocios es tan bueno que diversas empresas han intentado copiarle sus servicios. En mi opinión, será complicado hacerlo. A menos que alguien más crees un nuevo sistema que agilice aún más el hecho de tomar un taxi.
Agilizar los procesos de tu negocio permitirá crear tu ventaja competitiva basado en algo intangible que es complicado de duplicar.
5. Tu negocio se volverá independiente
El verdadero motivo por el cual se crean sistemas o procesos automatizados es porque todo se busca que como dueños de negocios tengamos tiempo para enfocar nuestro tiempo en otros objetivos.
Buscamos independizar a nuestro negocio logrando que funcione aún sin nosotros intervenir.
Si tú también buscas hacer que tu equipo y tu negocio no dependa de ti para hacer operaciones, entonces tendrás que crear sistemas.
Un punto muy importante sobre este tema, es que la independización no se da de la noche a la mañana. Se tiene que llevar un proceso.
Tendrán errores, fallas e incluso habrán problemas que tienes que resolver, sin embargo, debes entender que es parte del proceso. Aunque puedes reducir estos errores, solamente tendrás que estar buscando nuevas formas de acelerar los pasos con los que avanzan.
Conclusión
Ya has visto los beneficios de la automatización. Ahora es tu responsabilidad decidir si comienzas a crear sistemas para tu equipo y negocio.
El proceso puede ser largo y doloroso, pero créeme que cuando logren consolidarlo habrán dado un gran paso. Dejarán de perder tiempo, dinero y energía.
Te propongo algo, encuentra una forma de automatizar algún proceso de tu negocio. No importa que sean muy pequeño, simplemente busca la forma de sistematizarlo.
Por ejemplo, crea un manual de operaciones que puedan seguir tus colaboradores. Hazles un diagrama de flujo en donde incluyas cada paso que deben seguir y después de finalizarlo, entrégaselos.
Supervisa que cada que vayan a realizar esa tarea sigan el manual. Ahora, mide el tiempo que invierten cuando siguen el manual y cuando no lo siguen.
Hazlo por un solo mes y analiza la diferencia. Estoy seguro que la diferencia de tiempo será considerable. Tanto que comenzarás a implementar lo mismo con tus procesos restantes.
