El cuidar de nuestro tiempo es uno de los principales factores más importantes que hay que considerar cuando se quiere ser más productivos.
Cada segundo es valioso. Para un emprendedor, empresario o inversionista el tiempo es lo que menos tiene.
Así que hoy te voy a enseñar 6 pasos que te harán enfocar y aprovechar mejor cada minuto de tu día. No me refiero a que estés trabajando 24/7 sino a que el tiempo que tengas sea lo más productivo posible.
¿Cómo se ve tu agenda?
Probablemente tu agenda se ve como la imagen de abajo. El lugar en donde pasas mayor tiempo es operando.
Haces labor de ventas, prospectar, pasas tiempo ayudando a tus empleados, etc. Y no eres el único al que le pasa. A muchos dueños de negocios les ocurre lo mismo.
Es por esta sencilla razón del por qué no crecen o siguen avanzando. No digo que la labor de operaciones es menos importante. Simplemente digo que debes tener un balance entre estas tres áreas para hacer de tu tiempo más efectivo.
Para un negocio el éxito se encuentra en la combinación de estos tres elementos.
Así es como tu agenda se debería ver. Debería estar enfocada en cuidar de tus finanzas, operando y haciendo mercadeo. Todas son igual de importantes.
Entonces no enfoques todo tu tiempo en solo estar accionando. Trabajar duro y más no es la clave del éxito. Hacerlo solo hará que te de un infarto.
Porque el éxito no se consigue trabajando más y más, se logra siendo inteligente. De nada sirve que trabajes mucho si al final alguien más inteligente que tú logra lo mismo, incluso mejores resultado. tan solo pensando de forma estratégica.
Los 6 pasos para ser más productivo con tu tiempo
1. Analiza
El primero de los pasos es saber qué es lo que estás haciendo la mayoría de tu tiempo.
Identifica en dónde estás invirtiendo este recurso. Si no sabes cómo hacerlo, te propongo realizar el siguiente ejercicio:
Lo único que tienes que hacer es crear 4 listas…
En la primera lista coloca 5 tareas que más consumen tu tiempo en tu negocio o en tu vida.
Ahora escribe 5 tareas que más te causen estrés.
Después crea una lista nueva en donde coloques otras 5 tareas que son más productivas para ti.
Y, por último, haz un lista de las 5 tareas que más disfrutas.
¿Por qué hacer esto? Analizar todo lo que hacemos y entender el por qué lo hacemos es parte fundamental para hacer cambios.
Si no eres capaz de detenerte a pensar y a reflexionar entonces no serás lo suficientemente capaz de mejorar tus resultados.
2. Prioriza
Aprender a priorizar es algo que también debes hacer. Debes saber qué tareas, actividades u objetivos son más importantes que otros.
No es eficaz querer obtener todo al mismo tiempo porque solo generas fugas de tiempo. Así que, primero enfócate en lograr un objetivo a la vez e invierte todos tus recursos.
Después de lograrlo entonces podrás pasar al siguiente de la lista.
Sé que parece que todo es importante, sin embargo, existen cosas que realmente se tiene que hacer antes que todas. Por ejemplo, es importante tener un equipo que desarrolle su liderazgo, pero primero tienes que trabajarlo para que tú seas un líder.
Entonces tu prioridad está en trabajar en ti para desarrollar al líder que llevas dentro. Después de serlo ya podrás replicarlo con tu equipo.
¿Cuáles son tus prioridades del día de hoy, de este mes o este año? ¿Ya has enlistado tus objetivos y definido por cuál irás primero?
3. Planifica
¿Cuánto tiempo dedicas en resolver o prestarle atención a aquello que no tenías imprevisto?
Por lo general, las personas hacen esto. Le dedican más tiempo a lo que surge en el momento. Y esto solo sucede por una razón: No planean.
No saben priorizar sus objetivos o tareas y tampoco saben respetar los tiempos que le dedican a cada uno de ellos. Pierden tiempo tratando de apagar los incendios que surgen de repente en lugar de tener casi todo controlado.
En la siguiente figura te enseño cómo distribuyen el porcentaje de su tiempo la mayoría de la gente.
Tal como lo observas, la mayor parte de su tiempo lo dedican a las cosas que no son importantes y mucho menos urgentes. Es decir, pierden el tiempo en algo que no les es fructífero.
Probablemente pensarías que lo mejor sería dedicar tiempo a lo que es urgente, ¿no es así?
Déjame decirte que esto también es un error. La forma más efectiva de enfocar tu tiempo y poder ser más productivo es segmentando el porcentaje de tu tiempo de la siguiente manera.
El mayor porcentaje de tu tiempo se debe encontrar en las cosas que no son urgentes, pero que son importantes.
¿Qué quiere decir esto? Que tu tiempo debe enfocarse en aquello que no tiene un resultado inmediato, pero que en realidad es más importante de lo que parece.
Por ejemplo, estudiar y trabajar para desarrollar tu liderazgo. No es una actividad u objetivo urgente. Lo puedes hacer día con día, sin embargo, es importante que lo hagas porque finalmente influye en tu calidad de vida y en los resultados que generas. Los resultados provienen de las constancia de estar estuudiando y preparándose.
4. Sistematiza
Crear sistemas automatizados es otra de las mejores maneras de ahorrarse más tiempo del que se imagina.
Lograr que un sistema trabaje por sí solo es todo lo que un dueño de negocio desea lograr. Para que esto realmente funcione tienes que aprender a crear sistemas.
En un post anterior te comparto 10 pasos que te ayudarán a sistematizar tu negocio y todo lo que quieras automatizar.
Si quieres conocer estos pasos te invito a leer mi post completo.
10 Pasos Para Sistematizar Un Negocio de Cualquier Industria
5. Aprende a delegar
El empresario que no tiene un equipo termina haciendo de todo y sin tener tiempo para sí mismo.
Por eso hago la siguiente pregunta: ¿Para qué tienes un equipo si al final de todo terminarás haciendo tú las tareas?
La única forma en la que puedes cambiar esto es comenzando a delegar. Enseña a tu equipo tus procedimientos y pasos para que ellos lo hagan por ti.
Después de que se los hayas enseñado, entonces tu labor será simplemente dar seguimiento de los resultados. Ten cuidado con esta tarea.
Muchos empresarios confunden el delegar con abdicar. No se trata de dejar a la deriva a tu equipo, sino de enseñarle lo que tiene que hacer.
¿Quieres aprender a delegar tareas a tu equipo? Te comparto en un post los 4 pasos que necesitas seguir para lograrlo.
6. Entrena
Los grandes resultados vienen con la constancia. Mientras más constante seas mejores resultados tendrás.
¿De qué forma podrás entrenar? Repite estos mismos pasos una y otra vez.
Verás que con el tiempo seguirás los pasos de manera inconsciente. Ya no lo verás como un proceso forzoso, sino como un proceso natural.
Conclusión
Ser más productivo no es simplemente trabajar todo el tiempo. La productividad se rige por cómo utilices este tiempo y hacia qué objetivos te dirige.
Cumplir estos sencillos pasos han sido como un parteaguas en mi vida y estoy seguro que lo serán para ti. Así que desde hoy te invito a seguirlos.
