¿Cómo automatizar tu restaurante en 5 áreas clave de tu negocio?
El 57 % de los restauranteros con los que he tenido la oportunidad de tener un contacto directo, tiene como su más profunda inquietud y deseo el saber cómo puede incrementar el número de ventas dentro de su restaurante. Yo les he dicho que hay muchas, pero muchas formas de hacerlo. Y una de ellas, que forma parte de las principales, es cuando decides automatizar tu restaurante. Así es, automatizar.
Considero y creo que estarás de acuerdo conmigo, que más allá del deseo de vender mucho más, tener una buena administración y control de nuestro restaurante, lo que en verdad deseamos los empresarios, seamos grandes o pequeños, es la libertad de tiempo que nuestro negocio restaurantero nos puede proporcionar. Y la automatización de tu restaurante es una clave principal para que esto suceda.
Probablemente, la palabra automatización te suene familiar, y quizá te venga a la mente un robot, una forma de producción en serie como la que desarrolló Henry Ford, o probablemente alguna de las franquicias más grandes y famosas de comida rápida como Mcdonalds o Burger King, las cuales tienen si no es que todos, la mayoría de sus procesos estandarizados y sistematizados.
Te diré que para automatizar tu negocio no necesitas ser una de esas grandes compañías, incluso para un pequeño empresario la automatización de su negocio le resultaría mucho más fácil de lo que imaginas.
Ahora definamos lo que es una automatización dentro de un restaurante para tener claro el concepto:
La automatización de tu restaurante no implica más que tener en conjunto todos los procesos por los que pasa tu restaurante, sistematizados y estandarizados para que en su conjunto trabajen de forma armoniosa y te ayuden a generar resultados escalables.
Quizá estés pensando que esto suena muy complicado y difícil de lograr porque quizá tu restaurante esté hecho un rompecabeza y no sabes por dónde podrías empezar, si de derecha a izquierda o viceversa.
Te diré, complicado no es, imposible tampoco, pero sí requerirás tiempo, constancia y sobre todo trabajar mucho estratégicamente para obtener resultados, a mi me tomó un poco de tiempo poder hacerlo, pero ahora mis negocios tienen una estructura fuerte, constante y resistible.
¿Qué es lo que debo automatizar dentro de mi restaurante?
Ahora bien, vayamos poco a poco desglosando qué es lo que debes y puedes automatizar en tu restaurante. Empezaremos con 5 áreas básicas pero importantes, las cuales tendrían que tener un sistema en este momento dentro de tu negocio para que te dejes de preocupar porque tu negocio esté facturando mientras tú te dedicas a hacer las cosas que más te gustan.
Las áreas que puedes automatizar en tu negocio pueden ser:
El área de costos de producción
El área operativa o elaboración de alimentos
Tus procesos administrativos
Servicio al cliente
Tu comunicación
¿Cómo puedo empezar a automatizar mi negocio?
Para automatizar estas áreas en tu negocio que te he comentado anteriormente:
1) Puedes apoyarte de la tecnología, de softwares o aplicaciones que te permitan programar sistematizar y llevar un control detallado de las actividades dentro de tu restaurante.
Hay muchas herramientas gratuitas en línea que te permiten automatizar algunas áreas de las que te he comentado anteriormente, tanto para enviar correos y responder a tus proveedores como responder a tus clientes que interactúan con tu negocio a través de las redes sociales.
2) Puedes desarrollar y emplear métodos o procesos creados por ti y por tu equipo, te aconsejo que los documentes y los tengas como manuales de operación, carpetas de checklist o acciones a realizar todos los días.
Ahora veamos de una forma un poco más detallada cómo puedes automatizar cada una de las áreas que te he comentado.
Automatizando mis costos de producción.
Te será fácil automatizar tus costos de producción si llevas y mantienes un control detallado de
Los costos de tu materia prima
Los procesos para elaboración de alimentos.
Para controlar los costos de tu materia prima puedes implementar un sistema que te permita mantener un acuerdo con tus proveedores de tener precios preferenciales, que no varíen en un determinado tiempo. Esto con la finalidad de que puedas llevar un control de cuánto inviertes en materia prima, puedas hacer estimaciones y tomar decisiones futuras.
Te ayudará que te apalanques de la tecnología para crear este sistema, puedes adquirir un software que te permita realizar pedidos, pagos y llevar un stock de las disponibilidad de tus recursos. O bien si no cuentas ahora con el capital para adquirir un software que te permita hacerlo, te sugiero crees un pequeño sistema con una base de datos. Puedes utilizar las herramientas de Google Suit, para hacerlo.
Estas son gratuitas, y sólo necesitas estar conectado a internet para que puedas trabajar sobre ellas, están orientadas para uso en equipo empresariales.
Automatizando tu área operativa y elaboración de alimentos
En esta área bastará con que capacites a tus empleados, para que la elaboración de tus platillos tengan un proceso estándar. Desde las medidas exactas de los ingredientes que deben llevar los alimentos como el tiempo de preparación.
También te puede ayudar fijar un estándar de cómo pueden minimizar las mermas de los alimentos, y cómo poder utilizar las que se generen. Ahí tendrás que usar un poco tu imaginación de cómo puedes aprovecharlas de acuerdo a tus procesos productivos.
Automatizando tus procesos administrativos y operativos
¿Cómo puedes automatizar tus procesos administrativos u operativos?
Primero tengamos claro qué puede entrar como un proceso administrativo.
Compras de insumos
Contratación de personal
Horarios de trabajo de tus empleados
Recepción de comensales
Reservación y pedidos
Ya hablamos un poco sobre la compra de tus insumos con tus proveedores, los siguiente que puedes automatizar es la forma en que contratas a tu personal. De hecho el reclutamiento de tu personal es un área importante que determinará la futura productividad dentro de tu restaurante. Puedes implementar un proceso simple para realizar esta actividad, desde estandarizar qué es lo que estás buscando como habilidades de las personas que formen parte de tu equipo, hasta en la forma en que transcurre el proceso:
Promover la vacante con los requerimientos
Recepción de solicitudes
Agendar entrevistas
Realización de entrevistas
Evaluación de candidatos
Contratación del mejor candidato.
Puedes llevar el historial de los registros y los resultados en una base de datos que posteriormente puedas visualizar y comparar.
Para la automatización de los horarios de tus empleados puedes utilizar calendarios digitales que sean colaborativos, claro antes que puedas hacerlo deberás capacitar a tus colaboradores con la herramienta nueva. Una de ellas puede ser Google Calendar.
La automatización de la recepción de comensales, pedidos y reservaciones puedes hacerla mediante softwares o aplicaciones que te permitan a ti y a tus clientes hacer reservaciones, ver la disponibilidad de las mesas, el número de pedidos así como el tiempo de entrega de cada uno de ellos.
Automatizando el servicio al cliente
¿Cómo, esto se puede automatizar? Desde luego que si. Para esto puedes fijar estándares con tus empleados de la forma en que deben tratar a los comensales o clientes, ejemplo:
Estandarizar un tiempo máximo de respuesta en redes digitales para los clientes (en caso de no contar con un chatbot)
Cómo reaccionar ante quejas de los comensales
El tiempo estimado de espera por cada platillo que solicite el cliente y cómo comunicarlo con el mismo.
Cómo pueden generar una buena experiencia con todos y cada uno de los comensales.
Estandarizar la forma de brindar el servicio al cliente desde la toma de la orden hasta que el cliente sale del restaurante.
Esto deberás hacerlo de acuerdo a cómo quieres que sea percibido tu restaurante y la experiencia que quieres generar con tus clientes.
Puedes documentar en un manual estos estándares y compartirlo con todos tus empleados.
Automatizando mi comunicación
Con esto no me refieron a automatizar cada cosa que sale de la boca de tu personal, me refieron a la comunicación que externas con tus clientes. Y esto lo puedes hacer a través de las herramientas digitales. Como facebook, Correos electrónicos, Página web.
Por ejemplo, para tus redes sociales puedes programar un número determinado de publicaciones en tu página para mantenerte en contacto con tus clientes.
Para tus correos electrónicos, puedes utilizar los autoresponder de acuerdo a las solicitudes que te lleguen por email.
Para tu página web, puedes programar publicaciones de artículos o videos cada determinado tiempo para estar nutriendo tu página web y así mismo mantener la comunicación con tus clientes.
Te llevará algunos días crear el contenido que quieras compartir, pero créeme que después de eso, bastará que los dejes corriendo por sí sólos.
Todas y cada una de estas formas de automatizar las diferentes áreas de tu restaurante te ayudarán a elevar la productividad de tus colaboradores, el prestigio de tu restaurante, ahorrar dinero y tener más tiempo . Que en su fin último es lo que buscamos los empresarios, tener tiempo para hacer las cosas que más nos gusta, como pasar tiempo con la familia, disfrutar de nuestros hobbies o seguir buscando formas de hacer negocio.
Te invito a que empiezas a aplicar estas tácticas en tu restaurante, verás como en un tiempo corto te empieza a dar resultados. Te aconsejo que empieces en una área y posteriormente vayas cubriendo todas las demás, e incluso descubras cómo puede lograr una automatización en diferentes áreas que te parezcan importantes.
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