En este artículo quiero hablarte un poco sobre el libro de ‘Las 4 disciplinas de la ejecución’ del autor, Sean Covey y cómo estas pueden ayudarnos a cumplir los objetivos que se esperan dentro de una compañía.
Toda organización tiene momentos de crisis o tormentas que ponen a prueba el desempeño y el compromiso de los colaboradores o del equipo de trabajo. Siempre existen y existirán problemas en el mundo empresarial. Lo preocupante es que solo unos cuantos logran sobrevivir a esas pruebas.
Sean, habla sobre la importancia de generar disciplinas que nos permitan mantener el enfoque en las actividades prioritarias en los momentos difíciles. Se trata de sobrevivir en la ejecución y no de morir en el intento de estas prácticas.
Estas prácticas son importantes para las organizaciones y sus resultados se han comprobado en cientos de empresas. Las cuatro disciplinas de la ejecución son una fórmula para planificar los pasos, tareas, actividades o esfuerzos que se deben realizar dentro de la organización y generar resultados esperados.
Las 4 disciplinas de la ejecución.
La ejecución y el cumplimiento de estas disciplinas que Corvey nos ofrece en su libro sirven para llevar una planeación estrategia correcta, así como para que los equipos de trabajo mantengan la misma visión y enfoque. Cuando un equipo mantiene su vista en el mismo objetivo y conoce a dónde se dirige es más sencillo lograrlo.
Es importante que no saltes ninguna de las disciplinas, ni que se cumplan de manera aleatoria. Las siguientes disciplinas son un proceso que se debe cumplir y todos deben apegarse a él para cumplirlo con eficacia.
Disciplina 1: Concentrarse en lo más importante
Si la empresa o el equipo de trabajo no tiene una dirección o enfoque difícilmente logrará obtener resultados, peor aún si tú tampoco tienes una meta, un plan de acción y una estrategia para ejecutarlo. Créeme que llevarás a tu empresa al fracaso. Se sabe que una de las bases principales de alcanzar un objetivo es el enfoque. Tenemos que estar enfocados en lo más importante, en aquellas actividades que nos permitan escalar o ir un paso hacia delante.
Las organizaciones caen en el error de querer hacer todo al mismo tiempo. Mantienen en la mira más de dos objetivos y en el proceso de la aplicación de las estrategias solo enfocan más energía y esfuerzos en una sola. Esta práctica de un multienfoque no hace más que generar resultados mediocres o con poco impacto.
Para generar eficacia en esta disciplina es importante no sobrecargar a tu equipo de trabajo. Los equipos no deben enfocarse en más de dos objetivos organizacionales ¿por qué no? Sencillo. El enfocarse en un solo objetivo, ayuda a poner toda la energía y creatividad en uno solo y no dividirla entre docenas. Cuando eso sucede se encuentra la manera y se usan todos los recursos para que la estrategia o las actividades se desempeñen de una manera exitosa.
Muy importante, NO confundas esto con la forma tradicional de llevar a cabo un plan, es decir lógicamente al momento de tener un plan estratégico definirás qué actividades te ayudarán a lograr tu objetivo. Sin embargo, con este principio de tener una medida predictiva: lo que harás es definir qué acciones son las que más influyen diariamente o semanalmente para lograr las metas planteadas, y déjame decirte que además con esto podrás crear un sistema de justo a tiempo, y también te permitirá adaptarte rápidamente ante cualquier cambio.
Cada objetivo que plantees a tu equipo debe tener un impacto muy grande para alcanzar el objetivo mayor. Las metas y objetivos de las áreas son escalones que permiten llegar a la parte más alta de los logros. Si estos objetivos “pequeños” no se logran con eficacia se pierde el enfoque y se va directo al fracaso.
A continuación, te presento las cuatro reglas que Covey nos enseña en su libro y los que te ayudarán a mantener el enfoque adecuado:
El primero de ellos es que los equipos deben tener 1 o 2 objetivos como máximo en los cuales deben enfocarse. Cuando se le asignan más tareas al equipo significa que deben distribuir sus esfuerzos en todas estas. Eso no es eficaz y se corre el riesgo de no obtener excelentes resultados. Es mejor terminar uno o dos objetivos que nos conduzcan más cerca de nuestro objetivo organizacional a alcanzar una docena de objetivos mediocres que solo nos han consumido tiempo y energía.
La segunda regla indica que las batallas que elijamos deben permitirnos ganar la guerra. Todos los objetivos, tanto inferiores como superiores, deben estar alineados. Unos llevan a alcanzar otros y así sucesivamente. Un objetivo debe acercarte cada vez más a tu gran objetivo.Por ejemplo, las metas de los departamentos inferiores deberán respaldar el cumplimiento de los objetivos más grandes dentro de la organización. Está demás mencionar qué pasa si estos no se cumplen, efectivamente, de nuevo, vamos directo al fracaso.
Cada área debe tener sus propios objetivos y cada una debe encargarse de cumplirlos con éxito. El líder del área es el capitán que dirige el barco y de él depende que se llevan a cabo todas las tareas.
Por último, se debe fijar una fecha de entrega. Esta fecha establecida debe ser clara y servirá para que el equipo mida sus tiempos o recursos para cumplir con lo determinado. Esta regla permite medir el desempeño logrado, así como observar si los objetivos se están o se han logrado. Si el objetivo no se cumplió, entonces significa que algo está fallando y es momento de realizar cambios en los procesos o en la forma de trabajar.
Disciplina 2: Actuar con indicadores conducentes
Todas las actividades que lleven a las meta y objetivos tienen que estar conectadas entre sí. Estas actividades son indicadores conducentes. Estos indicadores, como su nombre lo indica, nos conducen al gran objetivo. ¿Cuál es tu gran objetivo? Bueno, se trata del objetivo general de la organización, el objetivo que hace escalar o mejorar a la empresa.
Cuando se identifique que cada actividad nos conduce a nuestro objetivo general se debe poner toda la fuerza y energía para cumplirlos. Lo importante en esta disciplina es saber identificar qué actividades son los que realmente nos conducen por el camino correcto.
Para mejorar la eficacia y el poder de estos, se debe diseñar varios indicadores diarios o semanales. Estos diseños a corto plazo permiten no perder el enfoque en el proceso. Se pueden tratar incluso de pequeños indicadores. Si nos lleva cada vez más cerca de nuestros objetivos, entonces valen la pena invertir en ellos.
Disciplina 3: Cuadro integral de indicadores
Un equipo de trabajo se mueve en base a resultados, por ello es importante crear un cuadro integral de indicadores. En él se deben colocar los indicadores planteados en el punto anterior, colocar los criterios que se deben calificar y sobre todo deben colocar criterios que le permitan al equipo saber que están jugando de la mejor manera.
El cuadro de indicadores debe estar actualizado constantemente, con ella deben saber sus puntuaciones y cómo progresan en la ejecución de las actividades. Si no se actualiza existen probabilidades que el equipo se desconecte de lo prioritario. Cuando no se les da un seguimiento a las acciones el enfoque poco a poco se irá perdiendo y como resultado la inversión de energía y esfuerzos serán desperdiciadas.
Cada uno de los integrantes del equipo o el equipo en general tiene que percibir que está ganando el juego o por lo menos observar, como mencioné, sus resultados. Si una persona no evalúa sus resultados o mira su progreso no podrá ver sus errores y mejorar.
Para formular un cuadro integral funcional plantea estas cuatro preguntas una vez finalizado:
¿Es sencillo?
La información que se plasme en el cuadro indicador debe ser sencillo, claro y rellenado con los datos necesarios. El equipo debe comprender fácilmente toda la información. Con ella la comunicación también se dará de manera fluída y clara.
Si para los integrantes es poco comprensible y muy ambiguo deberá plantearse de nuevo hasta que sea entendible para todos.
¿Se puede ver fácilmente?
Los miembros del equipo deben ver el cuadro de indicadores, de lo contrario será olvidado. Cuando creamos las reglas del juego es importante que todos puedan mirarlo cuando realicen sus actividades diarias. Si no se ven las reglas será más difícil cumplirlas. Por ejemplo, en un lugar público en el que no se pueda fumar hay advertencias para que el público sepa que es un lugar libre del humo de tabaco. Los anuncios sirven para eso, como recordatorio. Un cuadro de indicadores se toma más en serio cuando es perceptible para todos.
¿Contiene indicadores conducentes y de resultados?
La información que se coloque dentro del cuadro debe ser sencilla. Los indicadores necesarios que son importantes que escribas son: Lo conducentes y de resultados.
Un indicador conducente, es el que nos conduce por el proceso de cumplir un objetivo o meta. Nos permite saber y asegurarnos que todo el esfuerzo que se esté haciendo sea fructífero y no solo se consuman los recursos.
El segundo indicador, el de resultados, son las metas a las que se quiere llegar. Son los resultados finales que se obtienen de los indicadores conducentes. Tal como lo mencioné anteriormente, es necesario que dentro del cuadro se coloquen los resultados que se obtienen o que se buscan, esto permitirá que todo el equipo encuentre la manera de cumplirlos en el tiempo acordado, se mantenga motivado y enfocado.
¿Es posible saber si se está ganando con un vistazo?
Si las estrategias que se están implementando en la organización no conducen a buenos resultados hay que sustituirlas por una con más influencia y poder. De igual manera, es necesario que los resultados que se están alcanzado sean perceptibles para todos. Si alguien no puede identificar sus resultados en 5 segundos, entonces es momento de encontrar signos claves que ayuden a identificar sus resultados rápidamente, ya que lo que se ha implementado no tiene un correcto funcionamiento.
Los empleados se motivan por diferentes razones, un mejor sueldo, un mejor trato de sus jefes o líderes, nuevos compromisos, cargos, pero los resultados también son detonantes de la motivación. Si un empleado se detiene a observar sus resultados y estos son positivos, ten por seguro que su motivación será mucho mayor y elevará su nivel de compromiso. En las empresas y los negocios, el compromiso es clave ya que genera grandes resultados, pero también es importante saber que los resultados también generan compromiso.
Disciplina 4: Crear una cadencia de responsabilidades
Las tres disciplinas anteriores nos preparan para el juego, en esta última tiene lugar la ejecución. Es necesario que toda organización o equipo cumpla con las primeras tres para comenzar el juego.
En esta última disciplina se determinan y se asignan responsabilidades a los equipos para el cumplimiento de los objetivos. Dentro de la organización es importante que todos se comprometan a seguir el proceso y se alineen a la misma meta. Si esto no ocurre los esfuerzos y las tareas afectarán los resultados que se esperan.
Todos los colaboradores deben tener una tarea asignada para cumplir los objetivos del área y cada área debe contar con sus propios objetivos para alcanzar los objetivos organizacionales. Las cuatro disciplinas apelan al trabajo en equipo, por eso es importante que toda la organización trabaje en sintonía.
Las cuatro disciplinas que Covey nos enseña en su libro, son prácticas que ayudan con el planteamiento de las estrategias organizacionales. El objetivo de estas disciplinas es apoyar a los equipos para encontrar el enfoque adecuado en los momentos de crisis y mantenerse en pie cuando más se necesita.
Puede considerarse como un proceso a seguir para una toma de decisiones con la cual se puedan plantear las actividades, esfuerzos y tareas que se deban realizar para lograr el “gran objetivo”. Si los equipos y colaboradores se apegan al proceso que se debe seguir, los errores pueden disminuir.
De igual manera es una de las claves para resolver problemas cuando los errores se presenten, ya que permite analizar lo que se está haciendo y si es necesario plantear de nuevo las estrategias o las actividades que se deben realizar para cumplir o alcanzar con los objetivos.
