¿Te ha pasado que cuando quieres encontrar un utensilio, unos papeles o algo más en tu restaurante, no logras encontrarlo porque hay muchas cosas en ese sitio?
Seguramente también te hayas estresado porque tienes una montaña de cosas que tienes que desechar ya que es un lío trabajar con ellas en el mismo espacio.
Y así como a ti te pasa, a muchos dueños de negocios les ocurre.
Siempre terminan colocando materiales, utensilios o papeles en un solo sitio y sin darse cuenta, ya han acumulado lo suficiente como para impedir el trabajo propio y el de sus colaboradores.
En un restaurante o negocio en el área restaurantera es necesario cuidar detalles como este ya que son factores que propician la pérdida de calidad en los productos o servicios, así como también afecta la productividad del propio equipo.
Para que el éxito de tu restaurante se logre es necesario que:
La calidad se respire en tu restaurante.
Que los productos o servicios tengan un estándar.
De clientes satisfechos o servicios, y eso solo se logra con servicios y productos de calidad.
Básicamente, todo se basa en calidad. En tener un estándar que diferencie a tu restaurante y que tus clientes tengan el deseo de regresar.
El día de hoy te compartiré el método más eficaz que he probado y ejecutado para incrementar y medir la productividad de todo mi equipo de colaboradores.
Se trata de un método japonés denominado “Las 5 S” y su aplicación ha permitido hacer que con mi propio equipo generemos un estándar de calidad y logremos ayudar a más dueños de restaurantes a incrementar la productividad en sus operaciones.
La productividad es la clave de todo negocio, si el grupo de colaboradores o tú mismo como el dueño o líder del restaurante no busca siempre ser más productivos entonces es muy probable que el negocio no funcione o tenga un tiempo de vida muy corto.
Pero primero…. ¿Qué es productividad para ti?
¿Qué significa para ti ser más productivo? ¿Hacer las cosas en menos tiempo? ¿Crear más platillos con menos materiales, por ejemplo? ¿Lograr terminar las tareas diarias a tiempo y con un estándar de calidad?
¿Cuál es el significado de ser productivo para ti?
Porque el significado de esta palabra puede variar y es muy diferente para muchas personas.
Algunos creen que ser productivo es sinónimo de solo terminar las cosas a tiempo, pero se enfocan solo en terminar las actividades o los platillos que se olvidan de mantener la calidad.
Otros piensan que es hacer más con menos, pero de igual manera, reducen la calidad de cada producto que le brindan al cliente.
Para mi, la productividad significa lo siguiente:
1. En primer lugar es saber utilizar cada recurso efectivamente.
No es reducir calidad de materiales que se usan en cada producto, más bien es saber aprovecharlos adecuadamente.
Por ejemplo, los horarios de trabajo de tus colaboradores estás especificados, pero ¿realmente se usan con eficacia?
He tenido la oportunidad de ayudar a restaurantes o negocios de la industria en donde sus colaboradores solo trabajaban un 70% de sus horas laborales y las demás pues se la pasaban realizando tareas no relacionadas con el negocio.
Ser productivos no es tener mayor número de horas de trabajo o menos, sino el factor de éxito de serlo se encuentra en aprovechar los recursos al máximo y de forma inteligente.
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2. Buscar siempre la mejora de lo que existe
Quiero que pienses un momento esto: ¿Cuánto deseas incrementar las ventas de tu restaurante?
Date cuenta que todo dueño de negocios quieren ser siempre mejorar en sus ventas, en sus productos, servicios, en todo.
El principal objetivo de cualquier negocio o empresa es ser siempre de los primeros en posicionamiento y estar siempre en la mente de los consumidores.
Lo mismo debe ocurrir con la productividad y la optimización de los recursos dentro de tu negocio. Siempre hay que buscar ser mejores en lo que se hace.
¿La entrega del platillo al cliente es de 30 min? Bien, ¿cómo pueden reducir el tiempo de entrega sin perder la calidad del servicio o producto?
¿Se toma 15 min en tomar la orden del cliente? Bien, ¿cómo pueden lograr hacerlo en menos tiempo?
De eso se trata ser productivos. Buscar siempre mejores opciones para facilitar las tareas, hacer más efectivo el servicio o mejorar la calidad de los productos.
Aquellos que buscan mejorar lo que ahora ya están haciendo se están volviendo cada vez más productivos. ¿Y tu restaurante o equipo está haciendo lo mismo?
3. Es hacer mejor las cosas hoy a como las hice ayer y mejor mañana a como las hice hoy
La palabra que más daña a la productividad es “Mañana”.
“Mañana hago ejercicio”
“Mañana comienzo la dieta”
“Mañana limpio mi área de trabajo”
“Mañana le hablo al cliente”
Mañana, mañana, mañana…. ¿Tienes en mente cuánto afecta dejar todo para mañana?
Demasiado. Tanto que ha afecta la productividad y los resultados de un grandísimo número de restaurantes o negocios.
Esperar hasta mañana para mejorar en algo es como dejar al destino algo que no sabes si llegará.
Para tu negocio no existe el mañana. Mañana podría ya no existir, mañana podrías estar en bancarrota, mañana te habrán robado, para mañana ya podrías tener una nueva competencia, etc.
Así que si quieres ser más productivo o tener un negocio productivo deberás hacer las cosas HOY.
Hoy mismo crea los sistemas en tu restaurante, hoy mismo implementa nuevas formas de atender a tus clientes o a usar todos tus recursos de manera eficaz.
Todo lo que quieras hacer comienza a partir de hoy.
El factor clave de tu restaurante
Así como se pueden mejorar las finanzas o la imagen de tu restaurante, también se puede lograr ser más productivos.
Incrementar la productividad no es un actividad que requiera de un solo día, más bien es de un proceso en el que cada colaborador debe ir mejorando en los ritmos, tareas o actividades que debe cumplir.
Todos los dueños de restaurantes saben que hay que mejorar, que hay que entrenar y capacitar a los colaboradores para ser mejores en servicio.
Saben de igual manera que, esas mejoras permitirán al negocio cree un ambiente en donde el cliente perciba y pueda respirar la calidad.
Porque si para el cliente tú no cumples sus estándares simplemente no volverá a entrar a tu negocio. Si quieres que permanezcan y decidan regresar tendrás que brindarles servicios de excelencia.
Aprendiendo a ser más productivos y a medir la productividad
Todo método que se implemente se necesita de una medición que permita ver el panorama y la funcionalidad de su implementación.
Si no sabes si realmente está funcionando simplemente harás lo mismo siempre, esperando resultados diferentes.
A continuación te presento el método de las “5 S” que te ayudará a mejorar la productividad de todo el grupo de colaboradores y de tu restaurante completo.
Este método también te ayudará a lograr que un aire de calidad se respire dentro de tu restaurante, bar, cafetería u hotel, logrando que cada cliente se sienta satisfecho con tus servicios y productos.
1. Seiri (Seleccionar)
La primera “s” de este método es Seiri que en español se traduce en Seleccionar.
Seleccionar se refiere a ser selectivo con los materiales, los recursos o las actividades que se tienen que hacer o usar dentro del restaurante.
Es decir, para que la productividad se eleve es necesario tener a disposición los materiales o los recursos necesarios para que determinadas tareas se cumplan.
Por ejemplo, si quiero cocinar una hamburguesa debo tener en mi mesa solo los ingredientes que usualmente lleva una hamburguesa o la que vaya a preparar.
Tener solo los ingredientes para mi hamburguesa me ayuda a tomar los ingredientes o materiales necesarios..
Pero ¿qué pasaría si tuviera más ingredientes en mi mesa del que necesita mi hamburguesa?
Simplemente sería menos eficaz o productivo haciéndola. Y eso es por dos razones:
Porque no son los materiales que requiero para hacer mi hamburguesa, por lo tanto no son útiles por el momento.
Como no son lo materiales que necesito o hay un exceso de los mismos, entonces el espacio simplemente se saturara y mi trabajo se entorpece por tener recursos innecesarios.
Es como cuando tus papeles se traspapelan, no hay un orden de los mismos que terminas buscando por todas partes sin encontrar lo que buscas.
Así que para hacer más productivo tu trabajo, actividades o tareas, así como la de tus colaboradores, selecciona solo los materiales, ingredientes o recursos que serán útiles y necesarios para cumplir con tal actividad.
Identifica si en verdad es necesario, si no lo es entonces debes liberar tu espacio de trabajo.
Hacer esta selección hará que tus colaboradores sean más eficaces y más productivos a la hora de trabajar.
2. Seiton (Simplificar)
Simplificar los procesos, tareas o instrucciones permite aumentar la productividad de tu restaurante y de cualquier negocio.
Hacer más simple las tareas hace que el tiempo en el que se realizan sean menores y más efectivas.
Por lo general, cualquier negocio presenta problemas de este tipo porque han creado un proceso que es complicado para cada integrante del equipo.
Mientras más complicado sea de entender o de seguir el proceso, más tiempo y recursos le llevará a tus colaboradores.
Pongamos un ejemplo:
Si le explicaras ahora mismo a un niño cómo debe preparar una hamburguesa o algún platillo de tu restaurante, ¿crees que lo pueda hacer con facilidad? ¿crees que pueda seguir adecuadamente cada paso y tener un buen producto final?
Y se que suena exagerado, pero es necesario que sea lo más claro y sencillo posible para poder hacerlo replicable.
Los sistemas dentro de tu restaurante deben ser simples, hacer más directas y simples las instrucciones y poner a disposición los recursos necesarios para evitar las frustraciones que impiden que cada colaborador incremente su productividad.
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3. Seiso (Limpieza)
La limpieza es una de las actividades necesarias para cualquier negocio en la industria de los alimentos.
Para mejorar la productividad y comodidad de los colaboradores es necesario mantener los espacios de trabajo los más limpios posibles.
Si los espacios no están libres o limpios pueden causar lo siguiente:
Accidentes dentro de tu restaurante (cocina, comedor, entrada, etc.) tanto de tus colaboradores como de tus clientes.
Se reduce el tiempo de vida de las herramientas o máquinas necesarias.
Los espacios se vuelven caóticos, por lo tanto los colaboradores entran en caos.
El cliente percibe una mala imagen de tu negocio.
Para lograr que un cliente regrese a comer a un establecimiento es necesario mostrar la mejor imagen. Si esta es pésima, ten por seguro que nunca más regresará.
Tu equipo debe tener espacios limpios. Su productividad se irá al caño si no tienes un buen ambiente en donde puedan trabajar o desplazarse con facilidad.
Dime, ¿te sería cómodo hacer tus actividades en un lugar en donde haya aceite en el suelo, papeles, comida por todos lados, los instrumentos o utensilios por cualquier lado sin poder encontrarlos?
Estoy seguro que no.
La solución está en crear una cultura de limpieza dentro de tu organización en donde cada persona tenga un espacio que dedique a:
Tirar a la basura ingredientes que ya no sirven.
Limpiar los espacios usados y por utilizar.
Hacer limpieza de los espacios usados por los clientes.
Y reportar un mal funcionamiento de las máquinas o herramientas que se requieran, así como también limpiarlas después de su uso.
Ser más ordenados, limpios y organizados permitirá conocer en dónde encontrar cada utensilio necesario y así evitar gastar tiempo buscándolos.
4. Seiketsu (Estandarizar)
¿Te preguntas cómo es que todo tu equipo seguirá los 3 puntos anteriores?
Bueno, para eso se necesita este punto: Estandarización.
Estandarizar es hacer un esquema o procedimentar todas las actividades que se deban realizar con regularidad.
Los procedimientos o los estándares sirven para que una persona que haya olvidado cómo se debe realizar cierta actividad pueda consultar los pasos que debe seguir para realizar dicha actividad.
Son una serie de instrucciones en forma de esquema que hacen que al colaborador que se le asigne dicha tarea conozca cómo se debe realizar de manera correcta.
Estas mismas instrucciones funcionan para generar un estándar de las actividades diarias.
Por ejemplo, para sacar platillos similares con el mismo sabor o misma presentación. Es decir, se sacan con un estándar de calidad.
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5. Shitsuke (Seguimiento)
Después de que se haya creado un esquema con el proceso a seguir, es necesario incluirlo en los procesos regulares del colaborador y no como un procedimiento extra a sus labores.
Esto permitirá que lo convierta en un ritmo que deba cumplir siempre y sea vuelva disciplinado.
Si todo se sigue como se ha estipulado te puedo asegurar que al momento de medir la productividad en tu restaurante podrás notar que ha mejorado considerablemente.
Conclusión
El método de las 5 S es un proceso que no se requiere de estudios elevados ni de prácticas que solo personas especializadas pueden realizar.
Más bien es un método que cualquier colaborador tiene la capacidad de seguir, ya que se tratan de herramientas muy sencillas y de práctica diaria.
Aunque parezca irrelevante, la falta de estos ritmos o pasos es la principal razón por la que muchos restaurantes o negocios han reducido su productividad y sus estándares de calidad.
El no contar con un sistema dentro de tu negocio hace que cada colaborador realice sus actividades con un mayor tiempo y con la calidad que el le ponga, puede ser buena o mala.
Si quieres mejorar la productividad de tu equipo y hacer de los procedimientos de tu negocio un estándar, te invito a implementar este método.
